justiça

Gestão eletrônica de documentos para advogados

Estamos vivendo uma revolução na forma de interagir com outras pessoas desde que a “internet” apareceu e mudou completamente a forma como as empresas se comunicam com seus clientes. Uma  cultura de opinião criou-se de forma expontanea deixando  a reputação das marcas muito mais exposta.

Nesse cenário os escritórios de advocacia precisam de uma preocupação muito maior em manter a qualidade do trabalho e a comunicação direta com seus clientes, alem disso existe uma exigência por parte de alguns tribunais de criar as petições de forma eletrônica.

Na maioria dos escritórios a troca de informações é realizada de forma descentralizada utilizando e-mails, planilhas e documentos em rede como ferramenta de organização. Na prática esse forma de trabalhar pode nãoser a mais eficiente pois não leva em consideração o fluxo de trabalho de um escritório e suas regras.

Como solução inicial, os profissionais acabam criando diversas pastas e subpastas sem estabelecer critérios que possibilitem encontrar os dados facilmente. Sem nenhuma regra para organizar a documentação, cada novo parceiro ou assistente recém-contratado salva os documentos de uma forma.

A gestão eletrônica de documentos (GED) vem preencher essa lacuna, hoje com os aplicativos em nuvem é possível  juntar o documento que é a base do trabalho do advogado com as regras de negócio de cada escritório apenas utilizando um sistema de gestão eletrônica de documentos.

Um sistema GED precisa ter as funções: gestão de tarefas, visualizador de documentos , controle de versões, controle e alerta de prazos,rastreamento das informações,buscas rápidas, e garantia de segurança das informações. Destacam-se na internet os softwares: Aurum Astrea – https://www.aurum.com.br/astrea ,  FluigDoc – https://fluidoc.com e Datajuri – http://www.datajuri.com.br

Aproveito para chamar a atenção de vocês pois esse assunto é muito sério, pois pouca coisa pode ser feita para a recuperação de arquivos depois que um vírus criptógrafa as informações, nesse caso eu sempre recomendo a prevenção. Se você utiliza um sistema GED em nuvem provavelmente existe um backup em contrato feito pela empresa que fornece o sistema, mas se você ainda utiliza planilhas e documentos gravados no computador a realização de um BACKUP é indispensável.

Com as armadilhas da internet, como ataques hacker, vírus e Malwares que existem aos montes na rede, é essencial proteger as informações da sua empresa de forma segura para não perder arquivos, senhas e conteúdos sigilosos que jamais devem ser acessados por quem não faz parte do seu negócio. Sendo assim , não investir em políticas de acesso e segurança é algo que pode deixar a rede de computadores da sua empresa vulnerável às cópias, destruições e alterações dos dados do seu empreendimento.

A Segurança da Informação é importante para que apenas as pessoas autorizadas pela empresa tenham acesso às suas informações e daí vem a necessidade de investir em políticas de acesso e segurança realmente eficientes. O Backup, por sua vez, é útil para que você nunca mais perca arquivos que são essenciais para a vida do seu negócio, haja vista que, toda vez que você salvar um arquivo, será feita uma cópia de segurança que pode ser acessada pela sua empresa a qualquer momento.

Na minha opinião a diferença do profissional de tecnologia está no comprometimento com o sucesso do cliente, esse cuidado faz a maior diferença nos resultados alcançados, pois uma empresa de gestão da tecnologia da informação tem o dever de entender o que o cliente faz e sugerir melhorias em seus processos.

Eu realizo um trabalho de consultoria e serviços para pequenas empresas que entendem que a tecnologia pode gerar resultados como melhoria do atendimento ao cliente e aumento de segurança das informações.

Caso queira saber mais informações acesse: www.imigratec.com.br

 

 

 

 

 

 

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